구글 드라이브로 협업 시스템 구축하기 / 지스윗 사용법

업무에서 협업은 굉장히 중요하다.

전산 시스템이 발달한 현대사회에서 많은 기업들이 온라인상에서 여러 가지 체계로 협업 체계를 구축하고 있다.

 

내가 근무하고 있는 종합사회복지관은 자부담 예산을 제외하고

모든 예산은 보조금과 후원금에 의존하여 생계(?)를 유지하고 있다.

즉, 비영리기관에는 예산은 한정되어 있고 최대한 아껴서 살림을 해야한다.

1년에 적게는 몇십만 원, 많게는 몇백만 원을 온라인 업무 시스템을 구축하는 데 사용할 수 없다.

차라리 그 돈을 아껴서 맛있는 것을 사 먹겠다.(맛있는 급식서비스를 제공한다는 의미다 ㅋㅋㅋ)

 

 

 

많은 돈을 들여가면서 시스템을 이용할 필요는 없다.

비싼 시스템이라고 완벽한 시스템은 없다.

군 복무 시절 '온 나라 시스템'을 사용하면서 수많은 시행착오를 겪었다.

'이거 왜 안돼요?', '결재가 안 넘어가요', '발송이 안돼요!'.......... 등등

결국 비싼 돈을 지불하고 유지 보수하고 있는 국가시스템도 허점이 있다.

 

하물며 중소기업에서 운영하는 시스템이 완벽할까?

 

우리에게는 구글이 있다.

 

 

 

 

 

우리 사회에 이미 구글은 빠르게 녹아들고 있다.

가장 보편적으로 이용하고 있는 지도서부터

공용 웹하드인 드라이브, 

엑셀 대용으로 사용되고 있는 스프레드시트,

이메일로 사용되고 있는 지메일,

사진 저장용으로 사용되고 있는 구글 포토 등등

이외에 많은 구글의 프로그램을 우리는 접하고 있고 사용하고 있다.

 

 

여러 가지 구글의 프로그램 중 척추의 역할을 수행하고 있는 '구글 드라이브'를 소개한다.

구글 드라이브를 사용하기 전에는 기본적으로 N사의 클라우드를 많이 사용했었다. 

N사의 클라우드와 구글 드라이브의 기본 저장용량은 30GB로 동일하다.

N사의 클라우드는 개인 서랍장을 개인이 열고 수정하고 버리고 할 수 있다.

하지만 구글 드라이브는 나와 공유하고 있는 어느 누구든 서랍장을 열고 수정하고 버리고 할 수 있다.

 

N사의 클라우드와 파일을 저장하고 공유하는 역할에서는 비슷할 수 있으나

구글 드라이브의 가장 큰 장점은 '협동 작업'이 가능하다.

 

쉽게 이야기하면

수지가 구글 드라이브에서 A라는 파일을 스프레드시트로 열고 작업하고 있으면

지수도 구글 드라이브에서 A라는 파일을 스프레드시트로 열고 작업할 수 있다는 말이다.

 

드라이브에서 공유되고 있는 구글 스프레드시트의 한 화면이다.

우측 상단에 공유라는 버튼 옆에 보면 실시간으로 함께 작업하고 있는 사람들의 이모티콘이 보인다.

복지관에서 주간업무를 종합하다 보면

'누가 열고 있는 거야 얼른 닫아'라는 이야기를 자주 들었다.

'네, 닫았습니다.' 라며 다음 작업자에게 신호를 주었다.

하지만 이 구글 드라이브의 스프레드시트를 사용하면 

내가 열고 있는 파일에서 다른 사람도 접속하여 함께 작업을 할 수 있다.

이것이 무료다.

이것이 구글이다.

 

 

 

 

 

 

구글 드라이브에 접속하면 30GB의 용량 내에서 함께 일하고 있는 동료들과 파일(자료)도 나누고

함께 작업을 할 수 있다.

지난 1년간 복지관에서 구글을 사용하며 협업을 할 수 있는 분야가 다양하다는 것을 알았다.

조금씩 복지관에서 사용하고 있는 구글의 팁을 풀어보자 한다.